DECLARACIÓN DE PRIVACIDAD

La Fundación Canadiense para las Américas (FOCAL) aprecia la confianza depositada por aquellos a quienes representa y está comprometida a salvaguardar la privacidad de empleados y socios, así como voluntarios, partes interesadas y demás individuos o entidades cuya información personal le ha sido encomendada.

De acuerdo con la Ley sobre la Protección de la Información Personal y los Documentos Electrónicos, por "información personal" se entiende toda aquella información que permita distinguir, identificar o contactar a un individuo específico. Tal definición excluye los datos de contacto con fines de negocios o la información a disposición pública. En los casos en que datos domiciliares son utilizados como información de contacto con fines de negocios, FOCAL no considera que los mismos sean sujetos a amparo en la Ley. Asimismo, FOCAL no vende, alquila o intercambia información personal o de contacto con fines de negocios.

FOCAL solicitará solamente tanta información personal como sea necesaria para asegurar una alta calidad en sus servicios, la gestión eficaz de la asociación y el cumplimiento de sus obligaciones para con usted y el gobierno. Esta información se empleará únicamente con fines claramente definidos, para mantenerlo informado de las actividades, programas y servicios de FOCAL, y para otros propósitos que puedan ser razonablemente considerados como consecuentes con nuestra misión. Para retirar su nombre de nuestros listados, usted puede contactar en todo momento al Oficial para Asuntos de Privacidad.

La información personal proporcionada estará bajo el resguardo de mecanismos de protección física, electrónica y de carácter organizativo apropiados que impedirán el uso no autorizado de la misma. La información personal solo se conservará hasta que sean alcanzados los objetivos mencionados. FOCAL se reserva el derecho de, sin autorización previa, poner información personal a disposición de terceros o de autoridades pertinentes en caso de emergencia que implique amenaza para la vida, salud o seguridad de un individuo, o si existen razones de peso que indiquen que, al hacerlo, la asociación contribuye a la investigación o prevención de un acto de transgresión de las leyes o de la seguridad de Canadá o de una de sus Provincias. La información que deje de ser necesaria será destruida o suprimida.

Tras contactar al Oficial para Asuntos de Privacidad, usted podrá tener acceso a la información personal que FOCAL posea acerca de usted, excepto en el caso que tales datos incluyan referencias a terceros individuos o no puedan revelados por motivos legales o de seguridad. FOCAL se compromete a enmendar rápidamente cualquier inexactitud en dicha información.

El Oficial para Asuntos de Privacidad de FOCAL está a cargo de la información personal obtenida, de su protección y del acceso a la misma, así como de la capacitación del personal, y de responder a las solicitudes de información y reclamaciones del público vinculadas a la cuestión de la privacidad. Las reclamaciones deberán hacerse llegar por escrito al Oficial para Asuntos de Privacidad, quien hará inmediato acuse de recibo y dará respuesta a las mismas en un plazo de 30 días. Aquellas reclamaciones que no reciban solución satisfactoria pueden hacerse llegar al Comisionado federal para Asuntos de Privacidad.

Las reclamaciones o solicitudes concernientes a información de índole personal confiada a FOCAL pueden ser dirigidas a Carlo Dade, Oficial para Asuntos de Privacidad de FOCAL, Suite 720, 1 Nicholas Street, Ottawa, Ontario K1N 7B7. Correo electrónico: focal@focal.ca . Tel: 1.613.562.0005.

DERECHO DE ACCESO

Los individuos tienen el derecho a ser informados acerca de la existencia, empleo y difusión de su información personal, así como a tener acceso a la misma. Asimismo, el individuo tiene el derecho de cuestionar si dicha información es veraz y completa, y de enmendarla como sea pertinente.

Con la excepción del personal de FOCAL, toda solicitud de acceso debe presentarse por escrito, acompañada de prueba de la identidad o derecho de acceso del solicitante. El personal de la asociación puede hacer la solicitud verbalmente.

Restricción de acceso

En ciertas situaciones, FOCAL no podrá permitir acceso total a la información que posee acerca de un individuo. Las excepciones al derecho de acceso serán limitadas y específicas y pueden incluir los casos en que:

• Tal acceso revelaría información personal concerniente a terceras partes, a menos que tales datos puedan ser excluidos de la ficha personal, o se cuente con el consentimiento de dicha tercera parte, o que la información solicitada se necesite debido a una situación de amenaza para la vida, salud o seguridad personal del solicitante
• La información personal solicitada haya sido requerida por una institución gubernamental para asegurar el cumplimiento de leyes o efectuar una investigación vinculada a tal propósito, así como para la aplicación de leyes, la protección de la seguridad nacional y la defensa de Canadá o la ejecución de la política exterior canadiense
• La información esté amparada en la inmunidad del vínculo entre abogado y cliente
• El otorgamiento de acceso a la ficha personal ponga en riesgo la vida o seguridad de una tercera parte, cuyos datos no puedan ser excluidos del resto de la información solicitada
• La información haya sido obtenida sin el conocimiento o consentimiento previos de la parte interesada con fines vinculados a la contravención de leyes de Canadá o una de sus provincias
• La información sea producto de un proceso formal de resolución de litigio.

Respuesta

Las solicitudes de acceso a información personal recibirán respuesta de FOCAL en un plazo de 30 días. Si se confirma la inexactitud o parcialidad de la información personal, FOCAL rápidamente llevará a cabo las enmiendas requeridas. En dependencia del carácter de la información disputada, su enmienda implicaría la corrección, omisión o adición de datos.

Costo del Servicio de Respuesta

A discreción del Oficial para Asuntos de Privacidad, en los casos en que la recolección de la información solicitada requiera el empleo de tiempo y esfuerzo excepcionales, FOCAL podrá imponer honorarios de acuerdo con una tarifa por hora previamente expresada. Antes de iniciarse el procesamiento de la solicitud se deberá informar al individuo el costo estimado de la misma.

CUMPLIMIENTO DE LA LEY

El cumplimiento por parte de FOCAL de lo estipulado en el Acta sobre la Protección de la Información Personal y los Documentos Electrónicos puede ser disputado mediante el envío de reclamaciones o consultas por escrito dirigidas al Oficial para Asuntos de Privacidad, quien les dará curso de acuerdo al siguiente proceso:

• El Oficial para Asuntos de Privacidad inmediatamente dará acuse de recibo por escrito
• El Oficial para Asuntos de Privacidad llevará a cabo la investigación de las reclamaciones
• Toda reclamación o consulta recibirá respuesta por escrito en un plazo de 30 días a partir del recibo de la misma
• Si la reclamación tiene fundamento, FOCAL tomará las medidas apropiadas, incluida la revisión de la información personal y, si fuera necesario, la enmienda de normas y prácticas de la asociación
• Si la reclamación no recibiera solución satisfactoria, la misma puede someterse a la consideración de la Junta Directiva, un mediador o árbitro independiente, o del Comisionado federal para Asuntos de Privacidad.

SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN PERSONAL (IP)

Información almacenada electrónicamente

Los usuarios autorizados requerirán de alias y contraseña para tener acceso a la red de FOCAL. Asimismo, el número de recursos de información a disposición del usuario se limitará de acuerdo con los grupos de los cuales sea miembro. Los Protocolos ( para el establecimiento y uso) de contraseñas se describen en el manual para las Normas de Utilización de la Red. Los ficheros personales y de departamento están protegidos mediante permisos de red. Las fichas específicas que contienen IP se hayan bajo la protección adicional de contraseñas establecidas por la persona que obtuvo la información.

Las copias de respaldo del sistema se guardarán bajo llave en un gabinete a prueba de incendios con acceso restringido, o en una caja de seguridad no ubicada en las oficinas de FOCAL.

Información almacenada en papel

• La IP deberá ser almacenada bajo llave en archivos para ficheros a los cuales tendrán acceso solamente el individuo que proporcionó la información, el Oficial para Asuntos de Privacidad si fuera necesario, y la(s) persona(s) que requiera(n) la información para los fines con que se obtuvo. La IP será almacenada de manera segura durante la noche, los fines de semana, y cuando no esté en uso durante el horario de oficina.
• El Oficial para Asuntos de Privacidad tendrá copias de las llaves.

RETENCIÓN DE LA INFORMACIÓN PERSONAL (IP)

• La IP será retenida solamente hasta que se logre el propósito con el cual se obtuvo, o mientras sea necesario para el cumplimiento de requerimientos legales.
• La documentación que pueda ser requerida por la Agencia de Aduanas y Rentas Públicas de Canadá, otros departamentos federales o gobiernos provinciales, o por entidades a cargo del financiamiento de proyectos--si el contrato así lo estipulara--, será retenida durante el período especificado a continuación:

• Gobierno federal o provincial - 7 años
• Entidades a cargo del financiamiento de proyectos - según lo estipule el contrato pertinente o el Acuerdo de Contribución

DESTRUCCIÓN DE LA INFORMACIÓN PERSONAL (IP)

Información almacenada electrónicamente

El personal de FOCAL tiene la responsabilidad de suprimir periódicamente la IP contenida en sus torres de red individuales. Cada departamento designará a un miembro de su equipo para llevar a cabo dos veces al año la supresión de IP contenida en las torres de red del departamento. La responsabilidad principal por las prácticas de gestión de la información almacenada electrónicamente, así como por la expurga eficaz de IP contenida en la red, recae sobre el Administrador de Sistemas de Información, aunque la destrucción total de datos almacenados electrónicamente no puede ser garantizada.

Información almacenada en papel

Una vez que la IP almacenada deje de ser necesaria, el Administrador de la Oficina designará al menos una vez al año un período para la destrucción mediante desfibradora de papel de aquellos documentos que la contengan.